دورکاری چیست؟ مزایا و معایب آن کدامند و چرا باید از آن استفاده کنیم

دورکاری چیست و تعریف آن، با وجود آن که کسب و کارهای دنیا به سمت دورکاری می‌روند، اما هم‌چنان بسیاری از مدیران معتقد هستند که دورکاری بهره‌وری بالایی ندارد و بر این باورند که کارمندان در این شرایط کار نمی کنند.

چرا در شرایط خاص نیاز است به راه حل های دورکاری اندیشید و برای محقق شدن آن چه امکانات و تجهیزاتی لازم است و چه راهکارهایی وجود دارند؟

دورکاری چیست؟

با وجود بستر اینترنت در دنیای پیش رو که امکان برقراری ارتباطات را در یک سطح گسترده بین افراد و سازمان ها در سرتاسر جهان برقرار می‌سازد و روش های تجارت آنلاین و کسب و کارهایی که با این رویکرد جدید به صورت اینترنتی در حال فعالیت هستند، تحقق این امر و پرداختن به آن، امری پیچیده و دور از تصوری نمی‌باشد.

شما میتوانید مقاله "دورکاری چیست؟مزایای و معایب دورکاری و انواع آن" به طور کامل در سایت نوران ارتباطات مطالعه کنید

از این رو برای بررسی این موضوع، به مزایا و معایب روش های دورکاری و ابزارها و اپلیکیشن‌هایی که امکان بهره گیری از این روش را فراهم می‌سازند می‌پردازیم. با توجه به پیشرفت های آی تی به جرات می‌توان گفت تمامی مشاغل و کسب و کارها در هر زمینه ای به سادگی می‌توانند سیستم کسب و کار خود را به صورت آنلاین مدیریت کنند اما اصولا برای مدیریت کسب و کارها به صورت غیر حضوری چه چیزهایی را باید در اختیار داشت؟

مشتریان سرمایه های هر کسب و کاری هستند و پاسخگویی به تماس های آنها کلیدی‌ترین امر برای هر مجموعه و سازمان محسوب می‌شود بنابراین برای پاسخگویی به تماس های مشتریان باید بتوان به خطوط کاری سازمان دسترسی داشت. در سیستم های تلفنی جدید خطوط تلفنی به جای زوج سیم از طریق بستر IP ارائه می‌شود و همین امر امکان استفاده از اپلیکیشن های ویپ و سیستمهای تلفنی مبتنی بر آی پی را فراهم می‌سازند.

بنابراین در صورتی که خطوط تلفنی سازمان از نوع IP و به صورت Sip Phone و یک تک خط 8 رقمی باشد و یا خط e1 با سرشماره های 5 رقمی که امکان دریافت تعداد خطوط بیشتر و تماس های همزمان بالاتر را در اختیار می‌گذارند می‌توان با راه‌اندازی یک مرکز تماس open source مانند ایزابل از مزایا و ویژگی های ویپ برخوردار شد.

ویژگی های این مرکز تلفنی به شرح زیر می‌باشند:

تعریف داخلی ها، Call Waiting (اعمال پشت خطی)، Call forward (انتقال تماس)، Fallow me (پیگیری تماس روی گروهی از داخلی ها)، Voice mail (صندوق صوتی)، Recording (ضبط مکالمه)، IVR (منشی دیجیتال)، Announcement (اعلان های دلخواه کاربری)، Conference (اتاق کنفرانس)، Time Condition (زمان بندی جهت پاسخگویی به تماس ها بر حسب ساعات کاری)، QUEUE (دسته بندی دپارتمان های مختلف و نوبت انتظار برای ارتباط با کارشناسان هر دپارتمان)، مسیریابی تماس‌های ورودی و خروجی، استفاده از فکس نرم افزاری، Issabel Meet (ویدئو کنفرانس)، چت سرور داخلی و بسیاری از امکانات دیگر.

 

خطوط آنالوگ و لزوم استفاده از گیت وی های FXO برای ورود به بستر ویپ

در صورتی که خطوط تلفنی یک سازمان یا مجموعه به صورت زوج سیم باشند برای تبدیل آن از ماهیت آنالوگ به ماهیت دیجیتال یا IP لازم است از گیت وی های FXO در کنار مرکز تلفنی open source استفاده کرد و یا از IP PBXهایی استفاده شود که تعداد پورت‌های FXO معادل با تعداد خطوط آنالوگ را دارا باشند.

IP PBX چیست و چه امکاناتی را در اختیارمان می‌گذارد؟

IPPBX ها یک مرکز تلفنی آماده به صورت یک دستگاه سخت افزاری است که سیستم عامل ویپ با تمامی امکانات بر روی آن نصب شده است و دارای پورت های مورد نیاز FXO برای اتصال خطوط آنالوگ شهری، پورت های FXS برای اتصال تلفن های آنالوگ معمولی و دستگاه های فکس استفاده می‌شود. از جمله این IP PBXها می‌توان به دو پارت نامبر SMG-200 و SMG-500 از محصولات التکس اشاره کرد.

لزوم استفاده از تلفن های IP بر روی بستر ویپ

اما در صورتی که مرکز تماس یک سازمان مبتنی بر آی پی باشد تلفن های مجموعه نیز باید به صورت IP یا IP Base باشند که IP-Phone نام دارند.

 

IP-Phone ها به دو صورت هستند: سخت افزاری و نرم افزاری یا سافت فون

تلفن نرم افزاری یا softphone چیست؟

تلفن نرم افزاری یا Soft Phone اپلیکیشن های قابل نصب بر روی انواع سیستم عامل های ویندوزی، مک، لینوکس، اندروید و iOS هستند و در شرایطی مفید است که کارکنان سازمان در مجموعه مستقر نبوده و بخواهند در هرجایی از طریق این اپلیکیشن ها تماس های خود را دریافت کنند و تماسهای خروجی آنها از طریق خطوط سازمان برقرار شود.

تلفن سخت افزاری یا HardPhone چیست و چرا باید به افراد مستقر در سازمان تلفن سخت افزاری اختصاص داده شود؟

برای کارکنان داخل مجموعه که همیشه در محل کار خود حضور دارند لازم است از تلفن سخت افزاری استفاده شود چون این تلفن ها به راحتی امکان transfer کردن تماس یا کنفرانس تلفنی را از طریق کلیدهای سخت افزاری خود تلفن در اختیار کاربر می‌گذارند و احتمال از دست رفتن تماس ها به دلیل فعال کردن فیلترشکن ها و یا وی پی ان توسط کاربر را ندارند و در انواع مدل های معمولی، پرسنلی، مدیریتی و منشی قابل انتخاب هستند.

موارد استفاده از تلفن نرم افزاری یا softphone

در صورتی که پرسنل سازمان خارج از مجموعه بوده و یا در شرایط دورکاری بخواهند از طریق این اپلیکیشن ها تماس های خود را دریافت کنند از چه روشهایی می‌توان استفاده کرد و چه چیزهایی مورد نیاز است:

برای فعال سازی داخلی ها از راه دور و یا ارتباط به شبکه داخلی سازمان چه چیزهایی مورد نیاز است؟

برای دسترسی به سیستم ویپ داخلی مجموعه نیاز به یک روتر میکروتیک و انجام تنظیمات وی پی ان بر روی این روتر داریم که به هر کاربر جهت اتصال به شبکه داخلی و دسترسی به سیستم ویپ، یک اکانت وی پی ان اختصاص دهیم بهتر است نوع اینترنتی که بر روی روتر انتقال داده می شود به صورت ADSL یا اینترنت رادیویی باشد و مودم امکان bridge شدن را در اختیار قرار دهد و روتر در لبه شبکه قرار گیرد. در این حالت هر کاربری به راحتی می تواند از طریق اینترنت با اکانت وی پی ان خود به شرکت متصل شده و تنظیمات داخلی خود را بر روی softphone انجام دهد و تماس های خود را از طریق آن دریافت کند.

مزایای استفاده از VPN برای دسترسی به شبکه داخلی

استفاده از وی پی ان امن ترین حالت به جای استفاده از IP Valide و فوروارد ترافیک های ویپ می باشد و کاربر از طریق اتصال وی پی ان می‌تواند به تمامی سیستم های مجموعه دسترسی داشته باشد و یا دسترسی محدودی به فعال سازی داخلی و دریافت تماس ها داشته باشد.

 

ارائه تلفن سخت افزاری به هرشخص برای فعالیت از راه دور به چه صورت امکانپذیر است؟

اما در حالتی که بتوان به هرکاربر یک روتر میکروتیک و یک تلفن سخت افزاری ارائه داد کاربر می‌تواند از طریق اتصال اینترنت به روتر و تنظیمات لازم بر روی آن به شبکه سازمان متصل شده و داخلی خود را بر روی تلفن سخت افزاری فعال نماید و تماس‌های ورودی و خروجی را از طریق تلفن سخت افزاری دریافت کند و از طریق لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی نیز به کل شبکه سازمان دسترسی داشته باشد.

ارسال و دریافت فایلهای سازمانی به چه صورت است؟

برای ارسال و دریافت فایل های کاری می‌توان از mail serverهای سازمانی و یا mail serverهای یاهو یا گوگل و یا از پیام رسان های تلگرام و واتس آپ استفاده کرد.

برای برگزاری جلسات آنلاین از چه راهکاری استفاده کنیم؟

در صورت نیاز به برگزاری جلسات می‌توان از نرم افزارهایی که امکان ارتباط صوتی و تصویری یا ویدوئو کنفرانس را در اختیار می‌گذارند استفاده کرد برای این منظور می‌توانید از سرویس رایگان netyab استفاده کنید.

وب کنفرانس نت یاب علاوه بر امکان ویدئو کنفرانس و به اشتراک گذاری صدا و تصویر، یک وبینار یا سمینار تحت وب آنلاین با تمامی امکانات مورد نیاز برای برگزاری کلاس های آموزشی آنلاین است و بهترین راهکار برای ارائه خدمات آموزشی از راه دور برای مدارس و موسسات آموزشی و دانشگاه ها می باشد. امکاناتی که با وبینار آنلاین در اختیار دارید عبارتند از:

• وب کنفرانس

• ضبط کامل کلاس

• ایجاد نظرسنجی

• اجازه برای پرسش

• تخته وایت برد

• گفتگوی عمومی و خصوص

• اشتراک فایل و صفحه نمایش

برای مطالعه هریک از امکانات وبینار می‌توانید از این لینک استفاده کنید.

 

برای به اشتراک گذاری فایل های از چه روشی استفاده کنیم؟

برای به اشتراک گذاری و ذخیره فایل ها می‌توانید از سرویس های رایگان گوگل مانند Google Drive استفاده کنید. و یا از سایر خدمات رایگان گوگل از جمله google docs، google sheets، calendar، chat، meet، contact استفاده کنید.

برای راه اندازی فضای File sharing اختصاصی چه راه حلی پیشنهاد می‌شود؟

در صورت تمایل به داشتن یک فضای share اختصاصی می‌توانید FreeNas را بر روی شبکه سازمان راه اندازی کرده و سطح دسترسی های دلخواه برای افراد مختلف سازمان ایجاد نمایید.

با توجه به موارد ذکر شده و ملزوماتی که برای پیاده سازی بستر دورکاری مورد نیاز است می‌توانیم با مقایسه مزایا و معایب روش های دورکاری به جمع بندی نهایی برسیم:

مزایای روش دورکاری عبارتند از:

کاهش هزینه ها برای کارمندان و کارفرمایان، رفع مشکلات کنترل حضور و غیاب، نبود فشار کاری برای کارکنان، افزایش کارایی کارمندان، ایجاد تعادل بین کارهای شخصی و کارهای شغلی از مهمترین مزیت های دورکاری می‌باشد.

معایب روش دورکاری عبارتند از:

ارتباط کمتر افراد با یکدیگر، نظارت ضعیف تر بر عملکرد کارکنان (اگر چه با استفاده از تکنولوژی ابزارهای ارتباطی ابزارهای مدیریتی و گزارش عملکرد روزانه می‌توان رفع شود)، کاهش ارتباطات شغلی و تعاملات اجتماعی از مهمترین معایب دورکاری می‌باشد. اما می‌توان این معایب را با اجرای راهکارهای مناسب برطرف نمود.

امیدواریم با مطالعه این مقاله به رویکردی مفید و واقع بینانه ای در زمینه پیش نیازهای لازم برای راه اندازی یک سیستم دورکاری و نحوه مدیریت و نظارت بر فعالیت افراد به صورت دورکار دست یافته باشید.

منبع: نوران ارتباطات پایدار